IT-решения для управления HR-проектами: коммуникации, управление задачами, хранение знаний

Масштабный переход к цифровой трансформации существенно изменил организационные структуры и политики компаний. Компания, если она хочет оставаться конкурентоспособной и ориентированной на клиентов, вынуждена инвестировать огромные усилия в digital и IT-решения, вне зависимости от того на каком рынке она находится.

Сегодня все более популярны системные подходы к управлению опытом сотрудника и кандидата. На основании анализа тенденций и актуальных на рынке моделей мы выделили 6 направлений работ по управлению Employee Experience:

1. Бренд и культура — все, что связано с позиционированием и ценностями компании.
2. Платформы, приложения и AI — отдельные IT-решения.
3. Измерения — метрики и их систематизация.
4. Service Design — уровень проработки визуализации бизнес-процессов.
5. Менеджмент и сбор обратной связи — сбор данных, измерение NPS.
6. Оргструктура — команда и роли внутри нее.

В таблице данные направления разложены на 5 уровней по степени зрелости, вы можете выполнить небольшое упражнение и оценить то, что происходит в вашей компании. Подробнее о модель управления опытом кандидатов и сотрудников мы расскажем в следующих статьях, фокусом же данной статьи является утверждение о том, что, когда мы начинаем работу с продуктом или проектом, важно выстроить понятный подход и коммуникации для управления им. В любом случае вам понадобятся какие-то IT-решения, чтобы поддерживать качественную совместную работу.

Какие IT-решения обеспечивают качественную совместную работу?

• инструменты и тактики коммуникаций: есть синхронные коммуникации, когда мы общаемся с клиентом или коллегой напрямую и ответ должен быть мгновенным, здесь инструментами могут быть Zoom, Skype или иное в зависимости от ваших предпочтений. И есть асинхронные коммуникации, когда ответ может быть получен спустя какое-то время, здесь будет актуален простой и всем доступный инструментарий: старая добрая почта, мессенджеры (хотя они чаще используются все же для мгновенной синхронной коммуникации);
• инструменты и тактики совместных брейнштормов. Здесь актуальны интерактивные доски для формулирования гипотез и построения дорожных карт (например, Miro) в рамках них мы можем даже удаленно друг от друга вырабатывать эффективные решения;
• системы контроля: решения для маленьких команд, решения для больших и кросс-функциональных команд, системы для жестких и гибких (agile, kanban) подходов к управлению проектами;
• IT-системы используются также и для контроля, здесь выбор инструментария зависит от того, какой подход в управлении командой вы используете — жесткий Waterfall или гибкий Agile.

Сейчас все компании стремятся перейти к продуктовому подходу, мы, в свою очередь, стараемся ориентироваться на лучшие практики.

Первая концепция, не новая, но актуальная, это Zero Code мышление.

Суть его в том, что, если мы говорим о запуске проектного управления продуктом, нашим приоритетом будет запустить его быстро и с минимумом издержек.

Внедрение тех или иных IT-решений может долго происходить (1 — 1,5 года), за это время сам продукт может уже устареть и не успеть за динамикой рынка. Поэтому, данный подход состоит в том, что мы ничего не программируем и не разрабатываем новые решения IT, мы только составляем для себя стек уже существующих технологий, которые будем использовать — достаточно выбрать и оплатить аккаунты и можно начинать работу, либо перейти с прошлой системы на новую безболезненно и недорого. К примеру, из Jira можно спокойно перекатиться в Trello или Asana, выбор системы вы осуществляете на основе того, какие решения вам более предпочтительны и удобны.

Второй принцип связан с гибкостью. Когда мы покупаем новые IT-решения, мы должны сделать удобное взаимодействие с ними — внедрили что-то в управление, необходимо обозначить границы того, для решения какой конкретно задачи предназначена система, а не смешивать все в одной (нельзя использовать систему управления задач в качестве хранилища документов, так точно не получится понятной и простой структуры).

Например, мы используем чаты в одном решении — Telegram, управление задач в другом — Asana, в третьем — Базу знаний Notion.

Требования к платформам

1. Mobile friendly. Обязательно обращайте внимание на то, чтобы выбранная программа была адаптивна ко всем устройствам, чтобы ее легко было использовать в любом формате, особенно мобильном, для оперативной коммуникации между сотрудниками и уточнения статусов проекта.
2. API — открытая платформа. Здесь суть в том, что мы должны иметь возможность интегрировать между собой разные системы. Например, если клиентский запрос попадает в CRM-систему, он автоматом появляется в виде задачи в вашей платформе управления задачами.
3. Все работает везде. Офлайн и онлайн должны быть связаны, здесь хороший пример — системные решения от Google, когда даже при отключенном интернете вы можете продолжать работу с таблицей или документом.
4. Гибридные/фиджитальные решения. Нужно обеспечить такой процесс, когда все, что записано на бумаге должно быть сохранено и в облаке. То, что происходит вне платформ необходимо отображать в IT-системах (пообщались по Zoom с клиентом, зарепортировали, поставили задачи).

Важно, чтобы можно было это сохранить и синхронизировать в будущем.

С точки зрения систем важно учитывать 3 направления:

1. Информационное поле

Среда для того, чтобы обозначать задачи, реперные точки. Далее выбираем среду хранения — Dropbox, Google и т. д.

Необходимо создать пространство хранения файлов, документов, базы знаний.

Чтобы человек, который зашел впервые понял и нашел все в одном месте. Важно, чтобы система хранения была создана как для внешнего человека, а не для себя (где только вам понятно, как ориентироваться в структуре).Еще один момент, который нужно учесть — это правила работы с внедренными решениями и ознакомление сотрудников с ними.

2. Коммуникационное поле

К примеру, отличным решением являются почты-алиасы (mcdonalds@paperplanes.ru), которые привязаны ко всем участникам и с нашей стороны, и со стороны Клиента.

3. Инструменты вовлечения

Особенно важно, с точки зрения формирования здоровой HR-среды, в онлайн интегрировать различные диджитал форматы эмпатии. Например: бейсбольные карточки коллег с краткой информацией о них, их хобби, обязанностях и т. д. Это помогает быстрее провести адаптацию новых сотрудников, конкретизирует сферу задач коллег.

Возможны и такие форматы, как Zoom-конференции, онлайн-брейнштормы, обратные семинары, имплантинг, внутренние новостные телеграм-каналы, random-coffee, когда компания организовывает обеды сотрудников друг с другом и т. д.

Мы используем несколько решений, для создания инфополя: Notion, где можно писать тексты, хранить данные, формировать таблицы, папки проектов.

Miro — для отрисовки, брейнштормов, гипотез и фиксации логики проекта, формирования дерева решений. Выглядит сервис как бесконечная интерактивная доска, пространство на котором можно писать и рисовать, строить сториборд и сторилайн, определяя будущее течение проекта.

Asana — система управления проектами, можно использовать в нескольких интерфейсах, как список задач, борд, таймлайн — по датам и исполнителям и т. д.

Внедрение подобных систем помогает наладить управление результативностью, а не бурной деятельностью.

Существуют и другие сервисы, и платформенные решения, которые, в частности, могут помочь по распределению нагрузки сотрудников на проектах:

Power BI — его можно использовать для анализа статистики по сотрудникам, например, в отделе продаж: сколько часов сотрудник отработал, количество и глубину чека его покупателей, так мы получаем полную информацию о происходящем и можем гибко управлять эффективностью и обучением коллег.

Обратить внимание рекомендую и на сервис Clockify (таймер выполнения задач), в нем можно фиксировать время выполнения задачи сотрудником, проставить теги: какая задача и проект выполняются в данный момент, оплачиваемая она или нет.

При использовании сервиса важно сохранять и доносить до коллег логику, что он используется не для слежки и гиперконтроля сотрудников, а для самооценки, так можно понимать, что нужно сделать, чтобы изменить количество времени, уходящего на задачу, сколько часов на задачу тратится в принципе, что особенно важно для проектных менеджеров.

Также мы в компании используем инструмент систематизации данных Airtable, выглядит он как очень приятный Excel с дополнительным функционалом. В нем мы можем в одну часть загрузить всех сотрудников, в другую — вакансии и так проанализировать их окупаемость, автоматизировать оценку NPS и вовлеченности.

При внедрении любых систем главное — не забывать идеи, которые в двух предложениях выразил еще сооснователь Яндекса — Илья Сегалович:

1. Прогресс неостановим.
2. Все равно ничего работать не будет.

Системы постоянно развиваются и нет какого-то единственно правильного и окончательного решения. Не существует платформы, которая как универсальная кнопка исправит все проблемы. Автоматизация прежде всего должна исходить из ваших задач, а не наоборот: сначала вы выстраиваете ваши бизнес-процессы и потом уже перекладываете их на IT-платформы, чтобы поддерживать совместную работу и совершенствовать ее.