Сценарий проведения стратегической сессии

Стратегическая сессия — это важнейший инструмент для разработки и корректировки стратегии компании. Это событие позволяет команде сосредоточиться на ключевых вопросах, выявить сильные и слабые стороны текущей стратегии, а также выработать новые идеи для улучшения работы организации. Для того чтобы сессия прошла успешно, необходимо заранее подготовить сценарий. В этой статье мы расскажем, почему важно разработать предварительный план для стратегической сессии, какие этапы следует учесть при его подготовке и как правильно организовать сам процесс для достижения нужных результатов.

Почему важно заранее подготовить план стратсессии

Стратегическая сессия играет ключевую роль в формировании стратегии и решении важных задач компании. Однако для достижения успешного результата важно не только определить цели, но и грамотно спланировать сам процесс сессии. Подготовка сценария — это не просто набор мероприятий, а основа, которая помогает эффективно достичь поставленных целей, минимизируя возможные риски.

Зачем нужен четкий план стратсессии?

1. Определение фокуса работы. Стратегическая сессия должна быть сфокусирована на решении конкретных вопросов. Без заранее подготовленного плана легко отвлечься на несущественные моменты или потратить время на обсуждение второстепенных тем. План поможет не только скоординировать действия, но и грамотно распределить внимание участников на важнейшие задачи.
2. Тайм-менеджмент. Стратегические сессии зачастую проходят в ограниченное время, и важно максимально эффективно использовать каждый момент. Грамотный сценарий помогает четко организовать распорядок дня, выделить достаточно времени для обсуждений и решения ключевых вопросов, а также избежать затягивания сессии.
3. Подготовка участников. Сценарий помогает участникам заранее понять, что от них ожидается, и подготовиться к обсуждениям, что позволяет повысить их вовлеченность и эффективность работы. Разработка программы сессии включает не только детали по времени, но и распределение ролей между участниками.
4. Управление рисками. Подготовленный сценарий помогает предусмотреть возможные риски. Например, что делать, если одна из сессий выйдет за отведенное время, или если участники не смогут согласовать определенные решения. Планирование помогает предусмотреть запасные варианты, например, что делать, если часть участников не сможет присутствовать.

Этапы разработки программы стратегической сессии

Рассмотрим, какие шаги необходимо предпринять для создания эффективной программы стратегической сессии.

Определение целей и ожидаемых результатов

Правильное определение целей стратегической сессии — это первый и важнейший шаг к ее успешному проведению. Без ясного понимания, для чего именно проводится сессия, невозможно будет достичь нужных результатов. Неопределенные цели и абстрактные задачи приводят к тому, что решения, принятые на сессии, не внедряются или не приносят ожидаемого эффекта.

Чтобы обеспечить практическую ценность сессии и избежать пустых обсуждений, необходимо ответить на несколько ключевых вопросов:

• какие процессы важны для развития компании? Используйте методику «5 почему», чтобы глубже понять причины проблемы. Этот подход помогает выявить корень проблемы и сосредоточиться на ее решении, а не на поверхностных симптомах;
  
• на каком уровне зрелости находятся ключевые бизнес-процессы? Оцените, на каком уровне развития находятся основные процессы: от нулевого уровня, где процессы не формализованы, до уровня полной автоматизации бизнес-процессов;
  
• как перейти на более высокий уровень зрелости? Для повышения эффективности процессов важно понять, какие KPI необходимо внедрить, а также какие бизнес-процессы никак не измеряются и как можно начать это делать.

Понимание этих трех аспектов позволяет четко определить вопрос, который и будет основным предметом стратегической сессии. 

Построение дерева решений

После того как сформулирован главный вопрос, необходимо разработать возможные пути решения. Одним из эффективных методов для этого является мозговой штурм. Чтобы систематизировать появившиеся идеи, можно использовать дерево решений, которое позволяет наглядно представить все варианты решений и проанализировать их влияние на развитие бизнеса. Также можно использовать, например, диаграмму Исикавы.

Чтобы сделать сессию более продуктивной, дерево решений желательно отправить участникам заранее, чтобы они пришли на встречу с подготовленными вариантами решения.

Если в ходе сессии будет сложно выбрать подходящее решение, можно применить дерево проблем. Этот метод основан на подходе обратного мозгового штурма, где участники ищут не решения, а способы, как не стоит решать проблему. Это помогает исключить малоперспективные идеи и стимулирует к поиску более креативных решений.

Сбор и анализ предварительной информации

Этот этап требует анализа бизнес-процессов для выявления ключевых точек, на которых создается ценность продукта, и для понимания работы компании в целом. Основным инструментом на этом этапе является карта контента (Content Map), которая помогает оценить альтернативные решения через установленные критерии.

Для того чтобы подтвердить правильность выбранного решения, необходимо доказать, что альтернативные варианты рабочие, а другие — нет. Для этого нужно выбрать вопрос и составить матрицу с критериями и вариантами решений.

Модератор определяет основные критерии и передает их функциональному руководителю для проверки и возможного дополнения. После этого модератор проверяет, соответствуют ли критерии принципу MECE (Mutually Exclusive (МЕ) — «взаимоисключающие» (ВИ) и Collectively Exhaustive (СЕ) — «совместно исчерпывающие» (СИ)).

На завершающем этапе необходимо ответить на ключевые вопросы:

• какой вариант решения является наилучшим?
  
• какие сочетания решений подтверждают выводы?
  

Важно, чтобы карта контента оставалась в основном у модератора и ключевых руководителей, а не распространялась среди всех участников сессии. Кроме того, она должна быть согласована с функциональными руководителями.

На этом этапе также важно разобраться в источниках данных, которые будут использоваться для принятия решений. Источники данных могут быть как внутренними, так и внешними. Внешние данные могут быть собраны из открытых источников или куплены, в то время как с внутренними данными — отчетами, метриками и показателями — бывает сложнее. Необходимо убедиться, что эти данные правильно структурированы и действительно связаны с актуальными бизнес-процессами компании.

Для более глубокой оценки ситуации можно использовать модель «Формула прибыли», которая помогает определить параметры, влияющие на прибыль компании. Это позволяет не только понять, как создается прибыль, но и какие изменения необходимы для улучшения финансовых результатов.

Критично важно, чтобы информация, собранная на этом этапе, была согласована с функциональными руководителями, которые обладают глубоким пониманием всех операционных аспектов работы компании. Таким образом, сбор и анализ информации должен быть максимально структурированным, а данные — проверены на полноту и точность.

Результатом этого этапа является ясное представление о текущем состоянии дел в компании, что позволяет точно сформулировать вопросы для дальнейшего обсуждения и принятия решений на самой стратегической сессии.

Определение тайминга каждого блока

Этот этап заключается в том, чтобы правильно распределить время на все ключевые блоки сессии. Правильно распределенный тайминг помогает участникам сосредоточиться на сути вопроса, а не тратить время на излишние обсуждения.

Шаги:

• разделение сессии на блоки. Каждый этап сессии, например, введение, обсуждение вопросов, генерация идей, принятие решений и резюме, требует определенного времени. Важно заранее распланировать, сколько времени займет каждый из этих блоков;
  
• определение времени на активные обсуждения и перерывы. Сессия не должна быть перегружена, поэтому важно выделить время на перерывы для восстановления внимания и сохранения активности участников;
  
• гибкость тайминга. Хотя важно придерживаться плана, также нужно предусмотреть запас времени на возможные неожиданные задержки или более длительные обсуждения важных вопросов;
  
• рассмотрение различий в продолжительности блоков. Некоторые блоки могут требовать больше времени (например, обсуждение стратегии), а другие — меньше (например, обсуждение текущего состояния). Это важно учесть при планировании.

Уточнение состава участников и ролей

Для успешного проведения стратегической сессии необходимо точно определить состав участников и распределить роли. Важно, чтобы на сессии присутствовали ключевые люди, которые смогут принимать решения или предоставлять ценную информацию. Это могут быть руководители, специалисты, а также внешние эксперты, если это нужно для обсуждаемой темы. 

Каждому участнику следует назначить конкретную роль: кто будет модератором, кто будет записывать результаты, кто будет следить за соблюдением тайминга, кто будет представлять аналитику и так далее. Важно, чтобы все участники заранее знали свои роли и подготовились к сессии, имея четкое представление о том, что от них ожидается.

Формирование финального документа сценария

На финальном этапе сценарий сессии должен быть оформлен в виде четкого документа, который будет служить ориентиром для всех участников. Этот документ включает в себя подробное расписание, описание каждого блока сессии, назначенные роли участников, а также выбранные инструменты и методы, которые будут использоваться в процессе обсуждения. Важно утвердить этот документ с руководством компании, чтобы убедиться, что все ключевые моменты учтены, и все участники понимают структуру сессии. Кроме того, нужно подготовить все необходимые материалы — презентации, аналитические отчеты, формы для записи идей и решений, которые могут понадобиться во время сессии.

После того как сценарий стратегической сессии разработан, важно понять, как эти этапы будут реализованы непосредственно во время самой сессии:

• вводная часть;
  
• обзор текущей ситуации;
• постановка ключевых вопросов;
  
• генерация идей и вариантов решений;
  
• приоритизация и обсуждение вариантов;
  
• разработка плана действий;
  
• подведение итогов;
  
• закрытие сессии.

Заключение

Успешное проведение стратегической сессии требует тщательной подготовки и четкого следования заранее разработанному сценарию. От правильной постановки целей и вопросов до эффективной организации времени и распределения ролей — каждый этап важен для достижения конкретных результатов. Применение структурированных методов помогает участникам сосредоточиться на реальных проблемах и выработать действенные решения. Четкое понимание состава участников, тайминга и подготовки материалов способствует продуктивной работе, минимизируя риски и недоразумения.

Если вы хотите найти точки роста для вашей компании, предлагаем заказать стратсессию в консалтинговом агентстве Paper Planes. Мы поможем организовать встречу, которая позволит решить самые важные вопросы, стоящие перед вашим бизнесом.

Стратегическая сессия — это не просто встреча для обсуждения проблем, а целый процесс, который помогает компании определить свои приоритеты, выработать стратегию и подготовиться к успешной реализации решений. Грамотно подготовленный сценарий позволяет не только эффективно организовать саму сессию, но и обеспечить долгосрочный успех компании.